How to enable Online Access that allows employees and recipients to view and download their forms?
views | Last modified 1/13/2024 2:04:34 AM EST

TaxBandits’ Online Access is a feature that allows your employees and recipients to access their forms online using the secure portal. To provide them access, you will need to enable online access. 

Before the recipient can access their forms online, they must give their consent. When you enable Online Access, they will be sent an email prompting them to do so. Once consent is given, they will have access to their forms. 

You can enable Online access while preparing the tax forms or even after transmitting to the tax forms to IRS/SSA.

Follow the below steps to enable Online Access while preparing the tax forms:

There are two ways to enable online access while preparing tax forms:

• In the 1099/W-2 tax form, Provide all the necessary form details and enable the option "Select if you want to allow this recipient to access form 1099-NEC Online" to grant Online Access and provide the Email ID. Click the Save & Continue button.
   

• On the Review and Select Services page, check the Grant Access box under the Online Access column and provide the recipient/employee email address. 

Continue the flow and transmit the 1099/W-2 form with the IRS/SSA.

Follow the below steps to enable Online Access after transmitting tax forms to the IRS/SSA:

• Sign in to your TaxBandits account.

• From the home dashboard, click Distribution Center.

• Use filters to select the Tax year, Form type, Business Name, and form distribution status. Once selected, click "Go". The businesses in your account will be displayed based on the filters you applied.  
   

• Select Online Access next to the business that you've filed W-2/1099 forms

• All the recipients under the business will be displayed. Select the recipients and click Give Online Access. Note: The recipient must have an email address to enable online access. If there is no email address for any recipient, click the + icon under the Email Address and provide the recipient's email address.

• Review your order and click Complete Your Order to make the payment. Once the payment has been made, an email will be sent to the recipient to give their consent to access the forms online.

After the recipient signs the consent through a secure portal, an email will be sent to the recipient to view their transmitted forms online. Please note that when you enable Online Access for a recipient, all forms filed for them will be available online, including the previously filed ones.

TaxBandits’ El acceso en línea es una función que permite a sus empleados y destinatarios acceder a sus formularios en línea usando el portal seguro. Para proporcionarles acceso, deberá habilitar el acceso en línea.

Antes de que el destinatario pueda acceder a sus formularios en línea, debe dar su consentimiento. Cuando habilite el acceso en línea, se les enviará un correo electrónico solicitándoles que lo hagan. Una vez que den su consentimiento, tendrán acceso a sus formularios.

Puede habilitar el acceso en línea mientras prepara los formularios de impuestos o incluso después de transmitirlos. a los formularios de impuestos al IRS/SSA.

Siga los siguientes pasos para habilitar el acceso en línea mientras prepara los formularios de impuestos:

Hay dos maneras de habilitar acceso en línea mientras prepara formularios de impuestos:

• En el formulario de impuestos 1099/W-2, proporcione todos los detalles necesarios del formulario y habilite la opción "Seleccione si desea permitir que este destinatario para acceder al formulario 1099-NEC Online" para otorgar acceso en línea y proporcionar la identificación de correo electrónico. Haga clic en el botón Guardar y actualizar. Botón Continuar.
   

• En la página Revisar y seleccionar servicios , marque la casilla Otorgar acceso debajo de la columna Acceso en línea y proporcione la dirección de correo electrónico del destinatario/empleado. 

Continúe el flujo y transmita el formulario 1099/W-2 con el IRS/SSA.

Siga los pasos a continuación para habilitar el acceso en línea después de transmitir los formularios de impuestos al IRS/SSA:

• Inicie sesión en su cuenta de TaxBandits.

• Desde el panel de inicio, haga clic enCentro de distribución.

• Utilice filtros para seleccionar el año fiscal, el tipo de formulario, el nombre comercial y el estado de distribución del formulario. Una vez seleccionado, haga clic en "Ir". Las empresas en su cuenta se mostrarán según los filtros que haya aplicado.

  • Seleccione Acceso en línea junto a la empresa para la que presentó los formularios W-2/1099

  

  • Se mostrarán todos los destinatarios de la empresa. Seleccione los destinatarios y haga clic en Otorgar acceso en línea. Nota: El destinatario debe tener una dirección de correo electrónico para permitir el acceso en línea. Si no hay una dirección de correo electrónico para ningún destinatario, haga clic en el + icon debajo de la Dirección de correo electrónico y proporcione la dirección de correo electrónico del destinatario.

  

  • Revise su pedido y haga clic en Completar su pedido para realizar el pago. Una vez realizado el pago, se enviará un correo electrónico al el destinatario debe dar su consentimiento para acceder a los formularios en línea.

  

   

  Después de que el destinatario firma el consentimiento a través de un portal seguro, un Se enviará un correo electrónico al destinatario para ver los formularios transmitidos en línea. Tenga en cuenta que cuando habilita el acceso en línea para un destinatario, todos los formularios presentados para él estarán disponibles en línea, incluidos los presentados anteriormente.